Masalah yang Dihadapi: Ketidakpastian dalam Pelayanan Tatap Muka
Bagi masyarakat yang datang ke kantor BPKHTL Wilayah I Medan, terutama mereka yang berasal dari luar kota, sering kali menemui kendala saat ingin mendapatkan layanan. Tidak jarang mereka kecewa karena pegawai yang bertanggung jawab tidak ada di kantor. Hal ini terjadi karena berbagai alasan, seperti tugas lapangan, jadwal yang bertabrakan, atau keterbatasan jumlah pegawai.
Sebagai solusi, Bapak Yan Saputra Saragih, SE., M.Si., selaku Kasubbag TU, menginisiasi sebuah sistem digital untuk mengatasi masalah ini. Beliau menghubungi Masbro Web, salah satu penyedia jasa pembuatan website dan aplikasi terpercaya di Medan, untuk mengembangkan platform inovatif yang dinamakan Bertamu Digital.
Solusi Digital: Bertamu Digital sebagai Penghubung Masyarakat dan Pelayanan Publik
Bertamu Digital hadir sebagai solusi berbasis teknologi yang memungkinkan masyarakat untuk membuat janji temu online sebelum datang ke kantor. Dengan sistem ini, masyarakat dapat memastikan bahwa pegawai yang bersangkutan tersedia untuk memberikan layanan yang mereka butuhkan.
Fitur utama dari Bertamu Digital meliputi:
1. Fitur Janji Temu
Dengan fitur ini, masyarakat dapat mengatur jadwal kedatangan mereka secara online. Ini memastikan bahwa pegawai yang bertanggung jawab dapat menyesuaikan jadwal dan memberikan pelayanan dengan lebih optimal.
2. Manajemen Tamu yang Lebih Efisien
Sistem ini juga dilengkapi dengan dashboard manajemen tamu, yang memungkinkan kantor untuk mencatat dan mengelola jumlah kunjungan secara lebih akurat. Dengan data ini, pengelolaan sumber daya manusia di kantor dapat dilakukan dengan lebih baik.
Pengunjung bisa mengisi data mereka secara digital
3. Pengingat Otomatis untuk Janji Temu
Untuk menghindari jadwal yang terlewat, sistem mengirimkan pengingat otomatis kepada masyarakat yang telah membuat janji temu serta pegawai yang bertanggung jawab. Hal ini membantu meningkatkan disiplin waktu dan efektivitas layanan.
4. Survei Kepuasan Layanan
Setelah kunjungan selesai, masyarakat akan menerima tautan survei otomatis untuk memberikan umpan balik terhadap pelayanan yang mereka dapatkan. Data ini sangat berharga untuk evaluasi dan peningkatan kualitas layanan di masa mendatang.
Tampilan awal aplikasi Bertamu Digital yang menarik dan user-friendly.
Manfaat Bertamu Digital untuk Masyarakat dan Pegawai
Dengan adanya Bertamu Digital, manfaat yang dirasakan oleh kedua belah pihak menjadi lebih nyata:
- Bagi Masyarakat: Mereka tidak perlu datang jauh-jauh hanya untuk mendapati pegawai tidak ada di tempat. Semua bisa dipastikan melalui sistem online.
- Bagi Pegawai: Mereka dapat mengatur jadwal lebih baik, menghindari bentrokan agenda, dan memberikan pelayanan yang lebih optimal.
Kolaborasi yang Menghasilkan Dampak Positif
Kerja sama antara BPKHTL 1 Medan dan Masbro Web membuktikan bahwa digitalisasi layanan publik mampu menciptakan efisiensi dan kepuasan bagi masyarakat. Bertamu Digital menjadi contoh nyata bagaimana teknologi dapat menjadi solusi atas permasalahan klasik dalam pelayanan publik.
Dengan hadirnya sistem ini, harapannya pelayanan di BPKHTL 1 Medan dapat meningkat secara signifikan, memberikan pengalaman yang lebih baik bagi masyarakat, serta membantu pegawai dalam mengelola tugas mereka dengan lebih efisien.
Apakah Anda ingin menghadirkan solusi digital serupa untuk institusi atau bisnis Anda? Masbro Web siap membantu Anda membangun platform digital sesuai kebutuhan!
Hubungi kami sekarang dan wujudkan layanan yang lebih efisien dan profesional dengan teknologi digital!