Ketika kami pertama kali bertemu dengan PLN UPHK Medan pada tahun 2019, kami tidak pernah membayangkan bahwa hubungan ini akan berkembang menjadi sebuah kolaborasi yang begitu bermakna. Saat itu, mereka menghadapi tantangan besar dalam hal pengelolaan data pengadaan. Banyak proses yang masih dilakukan secara manual, sehingga efisiensi kerja sering kali terhambat. Di tengah tantangan tersebut, lahirlah sebuah ide besar: menciptakan SIMPAN – Sistem Informasi Pengadaan yang revolusioner.
Awal Perjalanan: Tahun 2019
Di bawah inisiasi Bapak Hendri, yang saat itu menjabat sebagai bagian pengadaan, kami memulai perjalanan panjang ini. Ide awalnya sederhana namun sangat berdampak: menciptakan sebuah sistem yang dapat membantu melacak dan mengelola seluruh aktivitas pengadaan dengan lebih efektif. Bersama timnya, kami menggali kebutuhan dan masalah yang ada, kemudian menuangkannya ke dalam sebuah aplikasi berbasis web.
Fitur-Fitur SIMPAN: Solusi untuk Tantangan Pengadaan
Setelah melalui berbagai diskusi dan tahap pengembangan, lahirlah SIMPAN dengan fitur-fitur kunci seperti:
- Dashboard interaktif: Memberikan gambaran real-time tentang semua aktivitas pengadaan.
- Tracking Pengadaan: Fitur yang dirancang untuk memberikan transparansi dan kemudahan dalam memantau setiap tahapan pengadaan, mulai dari pengajuan kebutuhan hingga penyelesaian pekerjaan. Dengan tracking pengadaan, user dapat:
- Melihat status pengadaan secara detail, seperti tahap evaluasi, penetapan vendor, hingga penyelesaian pekerjaan.
- Mengetahui siapa penanggung jawab pada setiap tahapan pengadaan.
- Melacak progress pekerjaan vendor untuk memastikan bahwa mereka memenuhi tenggat waktu yang telah disepakati.
- Mengidentifikasi potensi keterlambatan atau masalah pada setiap tahapan, sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi lebih cepat.
- Reminder otomatis via WhatsApp: Mengingatkan user penanggung jawab dan vendor terkait pekerjaan yang belum selesai.
- Tracking termin pembayaran: Mempermudah pelacakan pembayaran kepada vendor.
- Notifikasi penting: Memastikan tidak ada detail yang terlewat dalam proses pengadaan.
Ketika sistem ini pertama kali diluncurkan, kami juga membantu setup server, instalasi aplikasi, serta memberikan pelatihan intensif kepada user. Proses transisi dari manual ke digital ini membutuhkan waktu dan pendampingan, tetapi antusiasme tim PLN UPHK Medan membuat segalanya terasa lebih mudah.
Lompatan ke Masa Kini: Tahun 2023
Empat tahun setelah peluncuran pertama, kami merasa sangat bangga ketika PLN UPHK Medan kembali menghubungi kami untuk melakukan upgrade fitur pada aplikasi SIMPAN. Mereka ingin sistem ini menjadi lebih canggih dan relevan dengan kebutuhan terkini.
Beberapa fitur baru yang kami tambahkan meliputi:
- Penyesuaan Alur yang lebih sederhana, ada beberapa alur pengadaan yang di sederhanakan pada tahun 2023, jadi kami diminta untuk menyesuaikannya.
- Peningkatan sistem keamanan, untuk melindungi data pengadaan yang semakin bertambah.
- Pengembangan user interface, sehingga lebih intuitif dan mudah digunakan oleh user baru maupun lama.
Keputusan mereka untuk terus mempercayakan kami dalam proyek ini adalah sebuah kehormatan besar. Kami menyadari betapa pentingnya aplikasi ini bagi operasional PLN UPHK Medan, dan kami merasa sangat bersyukur atas kepercayaan ini.
Refleksi: Apa yang Membuat Kolaborasi Ini Berarti?
Maju mundur ke berbagai momen dalam proyek ini, kami selalu teringat bagaimana komitmen Bapak Hendri dan timnya menjadi motor penggerak keberhasilan SIMPAN. Beliau tidak hanya memberikan arahan, tetapi juga menjadi mitra diskusi yang sangat membantu dalam menyempurnakan setiap aspek aplikasi ini.
Kami juga menyadari bahwa kesuksesan proyek ini tidak hanya tentang teknologi, tetapi tentang kepercayaan. Kolaborasi ini adalah bukti nyata bahwa dengan kerja sama yang solid, setiap tantangan bisa diubah menjadi solusi yang inovatif.
Kesimpulan: Terima Kasih PLN UPHK Medan
Kami ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak Hendri dan seluruh jajaran PLN UPHK Medan atas kepercayaan dan kerja sama yang luar biasa ini. Semoga SIMPAN terus menjadi bagian penting dalam mendukung proses pengadaan di PLN UPHK Medan, serta menjadi inspirasi bagi transformasi digital di instansi lainnya.
Salah satu quote inspiratif di kantor PLN UPHK Medan